Project Manager m/w/d Guestmanagement für medizinische Veranstaltungen

Wir, die face to face Gruppe, sind eine richtig gesunde Agentur. Denn wir sind in einer der agilsten Branchen überhaupt unterwegs – in der großen weiten Healthcare-Welt. Das können wir. Da sind wir mit unseren Teams immer am richtigen Ort – an unserem zentralen Standort in Köln oder direkt bei unseren Kunden. In 25 Jahren haben wir alle bedeutenden Awards gewonnen und gewinnen in gesunder Kontinuität neue Kunden.
Wissen zu generieren und zu vermitteln, ist unser Kerngeschäft. Denn wir stehen für die Beherrschung komplexer medizinischer Themen und genaue Kenntnis der Zielgruppen. Mit fesselnd und unterhaltsam inszenierten Inhalten holen wir Ärzte und medizinisches Personal da ab, wo sie sind. Auf allen Kanälen. Auf Augenhöhe. Analog, hybrid oder digital – egal. In jedem Fall: face to face. Dazu entwickeln wir kreative, didaktisch wirksame Methoden. Kurz: Wir schaffen Wissenserlebnisse.

Sie wollen die Welt ein Stück gesünder machen? Sie lieben es, mit Menschen in Kontakt zu stehen – seien es Gäste oder Teammitglieder? Dann kommen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt in unser Team bei der face to face GmbH als

Project Manager m/w/d Guestmanagement
für medizinische Veranstaltungen
Köln/hybrid | Vollzeit | unbefristet
Mit Ihrer Initiative und Organisationsfähigkeit tragen Sie dazu bei, Wissen für viele Menschen erfahrbar zu machen. Ob ganz klassisch oder bei digitalen Veranstaltungen – Sie behalten bei den Gästen immer den Überblick? Dann schaffen Sie unvergessliche Begegnungen und Erlebnisse:

Ob teilweise aus dem Homeoffice oder aus unserem schönen Büro im Herzen von Köln: Sie übernehmen bei uns das Teilnehmer­management im Vorfeld unserer zahlreichen Veranstaltungen. Sie erstellen die Registrierungsseiten, erfassen und verwalten die Daten der Gäste, pflegen die Daten im Eventmanagement-Tool, dokumentieren die Teilnehmerkosten und stellen schließlich auch die Rechnung. Dabei achten Sie darauf, dass die Compliance-Richtlinien gewahrt werden und betreuen die E-Mail-Postfächer und die Hotline. Sie kümmern sich um die Anreiseplanung in Abstimmung mit unserem Vertrags­reisebüro ebenso wie um den Versand der Reiseunterlagen an die Teilnehmer, die Sie vor Ort akkreditieren. Damit jedes Event ein Erfolg wird, arbeiten Sie intern eng mit der Projektleitung zusammen. Veranstaltungs­materialien wie Einladungen, Welcome-Letter, Infos, Namensschilder oder Menükarten anfertigen? Für Sie kein Problem. Und falls ein Gast mal eine Rückfrage hat, kümmern Sie sich professionell um das Anliegen. Das bewegen Sie – und schaffen so Begegnungen, die in bester Erinnerung bleiben. Ganz im Sinne dessen, wofür wir stehen: für gesündere Menschen, für effizientere Therapien, für informiertere Ärzte, für eine bessere Welt.

• Mindestens drei bis fünf Jahre Berufserfahrung in einem vergleichbaren Aufgabengebiet
• Sicherer Umgang mit allen Office-Programmen, vor allem ausgezeichnete Kenntnisse in Excel und Word
• Erfahrung in Cvent oder anderen Teilnehmermanagement-Programmen wünschenswert
• Kenntnisse über den Ablauf von Veranstaltungen oder im Bereich Tourismus/Reisebuchungen wünschenswert
• Dienstleistungsverständnis, Lösungsorientierung und eine Hands-on-Mentalität, gerade auch im Umgang mit Kunden
• Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Gutes Kommunikationsvermögen auf Deutsch und Englisch

Wissen schaffen für eine gesündere Welt. Das geht nur unter optimalen Voraussetzungen, für die wir uns gezielt einsetzen. Als am Markt fest etabliertes Unternehmen engagieren wir uns nicht nur für Nachhaltigkeit und Umwelt. Wir kümmern uns auch besonders um das Wohl der Menschen, die bei uns arbeiten. Dazu zählen die vielen Kleinigkeiten, die den Arbeitsalltag einfach angenehmer machen, wie eine tolle Atmosphäre, großartige Büros mit moderner Ausstattung, ein schöner Aufenthaltsraum oder köstlicher Kaffee. Und noch viele weitere konkrete Vorteile für Sie:

• Kurze Entscheidungswege und viele Freiheiten bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben
• Angebote zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung: individuelles Coaching, Schulungen durch interne und externe Trainer, regelmäßige Feedbackgespräche
• Betriebliche Altersvorsorge und vergütete Überstunden
• 30 Tage Urlaub plus Sonderurlaubstage
• Ein freundliches und motiviertes Team, gemeinsame Aktivitäten, Firmenfeiern und Teamevents
• Flexible Arbeitszeiten und weitreichende Möglichkeiten zum Homeoffice
• Zahlreiche Benefits wie Urban Sports Club, Deutschlandticket und diverse Gesundheitsangebote