Office Manager Empfang (m/w/d)

Wir, das Institut für Psychologische Psychotherapie und Beratung Berlin e.V., sind ein renommiertes Ausbildungsinstitut für Psychologische Psychotherapie mit einer langen Tradition. Unsere Ausbildung kann in Vollzeit oder Teilzeit absolviert werden und führt nach erfolgreichem Abschluss zur Approbation. Darüber hinaus betreibt das Institut eine Psychotherapie-Ambulanz für Patient:innen, führt regelmäßig Forschungsprojekte in Kooperation mit der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen durch und bietet einen Lektürekurs zur Tiefenpsychologie sowie das Offene Forum Psychotherapie mit Vorträgen zu aktuellen Themen an.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir derzeit einen Office Manager Empfang (m/w/d), der/die unseren Empfang professionell und effizient führen kann. Wenn Sie Interesse an einer vielfältigen und abwechslungsreichen Tätigkeit in einem angesehenen Unternehmen haben, bei dem Menschen im Mittelpunkt stehen, dann bewerben Sie sich jetzt bei uns!

Sie sind die zentrale Kontaktperson für unsere Patient:innen und Auszubildenden, unterstützen bei organisatorischen Anliegen und leiten Anfragen gezielt weiter. Sie bearbeiten den Posteingang und -ausgang, prüfen Rechnungen, nehmen Telefonate entgegen und sorgen durch regelmäßige Rundgänge für Ordnung in Büro- und Behandlungsräumen. Sie bereiten Räume für Sitzungen vor, leisten bei kleineren IT-Problemen erste Hilfe und koordinieren Wartungen mit externen Dienstleistern. Zudem verwalten Sie Büro- und Verbrauchsmaterialien, füllen Bestände auf und sichern so reibungslose Abläufe. Mit Ihrem serviceorientierten Auftreten tragen Sie wesentlich zu einem angenehmen Umfeld bei.

Sie überzeugen mit einem verbindlichen und serviceorientierten Auftreten, hoher Zuverlässigkeit, persönlicher Integrität und ausgeprägtem Organisationstalent. Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen zeichnen Sie aus, insbesondere als zentrale:r Ansprechpartner:in für Auszubildende und Patient:innen.

Idealerweise bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Büromanagement, Praxismanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mit. Mehrjährige Erfahrung im Empfangs- oder Office-Management, vorzugsweise in einem Praxis- oder klinischen Umfeld, ist wünschenswert. Doch auch motivierte Quereinsteiger:innen sind bei uns herzlich willkommen!

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) runden Ihr Profil ab. Erfahrung mit Praxisverwaltungssoftware ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

• Entfaltungsmöglichkeiten bei der Umsetzung neuer Ideen
• Firmenevents und -veranstaltungen
• Offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien
• Arbeitszeiten flexibel gestalten
• Leistungsgerechtes Einkommen
• Kollegialer Teamspirit
• Ausführliche Einarbeitung
• Ein geschenkter zusätzlicher Urlaubstag
• Ergonomisch ausgestattete Arbeitsplätze
• Eine voll ausgestattete Mitarbeiterküche
• Gratis Getränke
• Vergünstigtes Firmenticket
• Tankkarte für alle dienstlichen Fahrten